国家邮政局邮政业安全中心公文处理实施细则

2016-10-26  

第一章   总则

第一条 为使安全中心的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文工作效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214 )、《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)和《国家邮政局公文处理实施细则》,结合安全中心实际,制定本细则。

第二条 国家邮政局邮政业安全中心的公文是安全中心具有法定效力和规范体式的公务文书,是安全中心开展公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。做好公文处理工作,对提高工作效率,改进机关工作作风有着重要意义。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 公文处理要充分利用现代化办公手段,逐步实现公文起草、办理、印制、储存、检索等环节的自动化。除涉密、敏感信息等特殊情况外,均应使用中心办公自动化系统处理公文。

第七条 安全中心各级领导应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,加强对公文处理工作的督促检查。

第八条 安全中心办公室是安全中心公文处理的管理部门,主管本中心公文处理工作。

第九条 安全中心办公室负责安全中心来文的收办、分办、传递、督办、发文审核、公文印制及整理、归档工作。

第十条 从事公文处理工作的文秘人员应忠于职守,作风严谨,严守纪律,具有一定的公文处理知识,并保持相对稳定。

第二章   公文文种和类别

第十一条 安全中心的文种主要包括:

(一)决定

适用于对重要事项作出决策和部署,奖惩各处室和人员、变更的决定事项。

决定属于下行文。

(二)通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通告属于下行文,通过在社会上张贴或新闻媒体公开发布。

(三)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见既可用于下行文,向下级机关提出指导性的见解和处理办法;也可用于上行文,向上级机关提出建议;或用于平行文,就某项工作提出建议,供对方参考。

(四)通知

适用于发布、传达有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。人事任免也多选用此文种。

通知可以用作下行文,且是中心内部行文,对中心内部处室有强制约束力;也可以用作平行文,告知有关平级机关知晓或办理。

(五)通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

通报属于下行文,也是中心内部行文。

(六)报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

报告属于上行文,不要求上级机关答复。

(七)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

请示属于上行文,上级机关应给予答复。

(八)批复

适用于答复下级机关请示事项。

批复属于下行文,是对下级机关请示的答复。

(九)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

函属于平行文,适用于不相隶属机关。

(十)纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。根据会议需要确定发放范围,无固定行文方向。

第十二条 安全中心的公文类别主要包括:

(一)中心发文   

安全中心发文主要有国邮安、国邮安函、国邮安任、国邮申、国邮申函等公文字号。

1. 国邮安、国邮申:用于向上级领导机关请示事项、报告工作、提出建议;与同级机关联合行文;发布规范性文件,部署重要工作,需要有关单位周知或者执行的事项等。国邮安字公文中包括请示、报告、决定、通告、通知、通报、意见、批复等文种。

2. 国邮安/申函:主要用于不相隶属的单位之间行文。国函公文文种为函。

3. 国邮安任:用于中心干部管理权限范围内干部的任免、退休。国邮安任公文文种为通知。

4.纪要:用于记载主任办公会、中心领导专题会议等会议主要情况和议定事项。

5.国邮安传:用于以传真电报形式发送的紧急公文。文种包括通知、意见等。

(二)其他发文

安全中心机关的其他发文主要包括:

1.中共国家邮政局邮政业安全中心党支部文件,公文字号为:国邮安党。

2.国家邮政局邮政业安全中心机关工会文件,公文字号为:国邮安工。

第三章公文格式

第十三条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。

(一)涉密公文应严格按照涉密程度标注密级和保密期限,并应当标注份号。

密级和保密期限的确定,要按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定执行。“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害,绝密级保密期限30年;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害,机密级保密期限20年;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害,秘密级保密期限10年。

份号为6位3号黑体阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限为3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”。紧急程度的划分要从实际需要出发。

紧急程度用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。如同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,则依次自上而下分行排列。

(三)发文机关标志“国家邮政局邮政业安全中心”、“邮政业安全中心”或“国邮安”加“文件”二字组成,联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用小标宋体字套红印制。

(四)发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文,使用主办机关发文字号。

发文字号一般编排在发文机关标志下空2行位置,居中排布。上报公文的发文字号居左空1字编排。年份用公元纪年全称并用六角括号括入。年份及发文顺序号均用阿拉伯数字标注。发文顺序号不编虚位,前面不加“第”字。

(五)上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空2行。

“签发人”用3号仿宋字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐,最后一个签发人姓名与发文字号处于同一行,下边缘距下方的红色分隔线4 mm。

(六)公文标题由发文机关名称、事由和文种组成(三要素缺一不可)。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

批转、转发公文,标题应避免使用重复用语和相同的公文种类,标题字数一般不超过40个。

标题用2号小标宋体编排于红色分隔线下空2行,分1行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形,人名、地名、词组不得分隔成两行。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

主送机关用3号仿宋体,居左顶格编排于标题下空1行,加行时仍顶格,最后1个机关名称后加全角冒号。两个以上主送机关,一般按系统先外后内,先大后小的顺序排列。

(八)正文,即公文的主体,用来表述公文的内容。

正文用3号仿宋体,编排于主送机关名称下1行,每个自然段左空2字,回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,第一层序号及小标题用3号黑体,第二层用3号楷体,第三层及以下均用3号仿宋体。

 (九)公文如有附件,用3号仿宋体,在正文下空1行,左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号,后标半角“.”。附件名称后不加标点符号。附件名称需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十)发文机关署名应为发文机关全称或规范化简称,用3号仿宋体。联合机关行文时,先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排,每排排列2-3个。

(十一)成文日期署会议通过或安全中心负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期在发文机关署名下1行,用3号仿宋体,写全年、月、日,成文日期中的数字用阿拉伯数字。

(十二)印章要与发文机关署名相符。单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。联合行文时,依次按发文机关署名顺序一一将印章加盖在发文机关署名之上,最后一个印章端正、居中下压相对应的发文机关署名和成文日期;印章之间排列整齐、互不相交或相切。纪要可不加盖印章。

(十三)附注,用以说明公文印发传达范围等需要说明的事项。请示、函等用于请示、商洽某项工作或事项的公文,应在附注位置标注联系人及联系电话。

附注用3号仿宋体,居左空2字加“()”编排在成文日期下1行。

(十四)附件是公文正文的说明、补充或参考资料,应另面编排,与正文一起装订。

“附件”二字及附件序号用3号黑体顶格编排在左上角第1行,后无标点符号。附件标题居中编排在第3行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致,附件格式要求同正文。

(十五)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称或规范化简称、统称。

抄送机关用4号仿宋体,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”后加全角冒号和抄送机关名称,名称一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列,最后另起行注明局内单位名称,并在前面注明“局内:”,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

(十六)印发机关和印发日期用4号仿宋体,编排在末排分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全。安全中心发文印发机关一律印“国家邮政局邮政业安全中心办公室”,其他文件不标印发机关。

(十七)公文页码用4号半角阿拉伯数字编制在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第十四条 公文的特定格式

(一)信函格式

发文机关使用发文机关全称或者规范化简称,居中编排,上边缘至上页边为30 mm,使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处为一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处为一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中编排。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,顶格居左编排在第一条红色双线下,依次自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离约4.85 mm。

发文字号顶格居右编排在第一条红色双线下,距红色双线约4.85 mm。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距2行。

信函首页不显示页码。

信函无印发机关和印发日期、分隔线。

(二)纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成,居中排列,上边缘距版心上边缘35 mm,使用红色小标宋体。

标注出席人员名单,用3号黑体在正文或附件说明下空1行,左空2字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。“请假”、“列席”编排方式同“出席”。

第十五条 公文使用的汉字、标点符号、计量单位和数字等,按照有关国家标准和规定执行。

第十六条 公文式样参照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)执行。

第四章   行文规则

第十七条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。安全中心机关行文,应坚持逐级行文原则,不得越级请示或报告。

第十九条 向上级机关行文的规则:

(一)向上级机关请示工作、报告情况、提出意见时,原则上主送一个上级机关,如需同时送其他机关,应当采取抄送形式,但不得同时抄送下级机关。

(二)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第二十条 向下级机关行文的规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)涉及多个处室职权范围内的事务,处室之间未协商一致的,不得各自行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。

第二十一条 中心与同级党政机关、社会团体、行使行政职能的事业单位必要时可以联合行文。

中心内各处室不得联合行文,一般也不互相行文。中心领导向局领导请示工作、报告情况、提出意见或建议,应当使用《签报》。

第五章   公文拟制及发文办理

第二十二条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十三条 公文起草要求:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

第二十四条 公文文稿签发前,以中心名义发文的文稿,由公文起草部门主要负责人核签(对文稿内容、数字的真实性、准确性负责)后,送中心办公室审核;处室发文的文稿由本处室公文审核人员审核后,送处室负责人签发。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的理论路线方针政策;是否完整准确体现发文意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。在一件公文中,同一类数字的使用应当一致。

使用国家法定计量单位。

文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。费解的专用名词、术语,应在其后做出说明。

草拟文稿的首页,应严格按“发文稿纸”要求的内容准确填写。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十五条 公文经审核如需进一步明确政策、调整结构或修改较大需清稿、会签、文中内容要作说明、补充附件或不需要发文等,办公室应征求起草部门的意见,主动与起草部门协商。对协商一致的,直接退起草部门修改;如不能协商一致,附由办公室负责人审批的退稿意见退起草部门,或由办公室向中心领导写出说明。

第二十六条 公文的会签:

(一)公文的内容涉及其他部门的业务,应办理会签(包括中心内会签、中心外会签)。会签时,先经主办单位领导核签,再交相关单位会签。

1.中心内会签时,会签处室应在接到文稿后3个工作日内将会签后文稿返还主办处室。急件应随到随签。中心外会签由主办处室送签并催办。

2.会签时若需修改原文内容,应当使用“国家邮政局邮政业安全中心”红头纸表明意见,经会签单位领导签字或加盖会签单位公章,会签意见方具有效力。不得在原件上圈、改、涂、划。

3.主办单位与会签单位对文稿内容不能协商一致,应由主办单位向中心领导写出不能采纳会签单位意见的理由,并将会签单位意见附后;如是上报上级机关的公文,还应说明中心外会签单位的不同意见、理由及我中心的建议,请上级机关裁定。

4.公文经会签后如作重大改动,应重新核稿,并由主办单位将改动情况写成签报连同会签后的文稿送签发人重新阅签。

(二)其他单位主办、送中心会签或签发的公文,应及时进行审核:

1.根据职责分工,先由中心主要负责该项工作的处室承办,进行审核把关。承办处室要对来文在政策内容、文字表述、公文格式、主抄送单位、密级等方面进行审核。文件内容涉及中心内其他处室的,要主动征求有关处室意见。对文件内容有不同意见的,应主动与办文单位协商修改。一般应在3个工作日内完成,有时限要求的,按规定时限办理,因领导外出或公文中的事项确需开会研究等原因无法按上述时限会签的,应及时告知主办单位。

2.相关处室均审核完毕后,承办处室拟出审核意见(签报),将审核意见及发文文稿送办公室,由办公室对公文格式、主抄送单位等进行审核后,送中心领导会签或签发。

第二十七条 公文签发:

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

(一)        安全中心发文的签发

1.“国邮安”和“国邮安函”文件经分管副主任提出意见,送主任签发。

2.“国邮安任”文件由分管副主任提出意见,报主任签发。

3.纪要由会议主持人签发。

4.“国邮安传”文件由分管副主任签发。

(二)“国邮安党”文件由中心党支部书记签发。

(三)“国邮安工”文件由中心机关工会主席签发。

第二十八条 文稿一经签发即为定稿,未经签发人同意,不得擅自修改。

第二十九条 签发后的文稿,由文秘人员复核无误、确定发文字号、印制份数等并详细记载后送印。

第三十条 文印人员应按照GB/T9704-2012《党政机关公文格式》所规定的字体、字号、版式、规格、标识等印制文件。急件1日内完成,普通件3日内完成。公文用印按照印章使用及管理规定执行。成品文件经检查无误后,方可发送。

第三十一条 公文分发传递。公文分发传递原则上由文件起草部门负责。有文件交换渠道的,由起草部门将文件封装好、注明“交换”及文件接收单位名称后,交安全中心办公室统一分发。

传递密级公文,应采取保密措施,通过机要渠道传递。报送上级机关、有特殊要求的“绝密”及“特急”公文应当派员专送。严禁通过普通传真、普通邮政、快递、互联网等无保密措施的渠道传输密级公文。

第六章   收文办理

第三十二条 收文办理指对收到公文的办理过程,主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

第三十三条 凡主送中心的公文和呈送局领导的《签报》等一律由中心办公室签收并统一登记编号,送办公室主任审核分办。对不符合本实施细则规定的公文,经办公室负责人批准后,可退回来文单位并说明理由。主送中心内各处室的公文,由各处室文秘人员编本处室的收文登记号后,依照程序处理。除特殊情况外,各处室不得直送领导签批文件。

凡需办理的公文,由中心办公室根据来文内容提出拟办意见,然后依照领导分工分别呈送中心领导,并按中心领导的批示交有关处室办理。需两个以上处室办理的,排在第一位的为主办处室。

凡需传阅的公文,由中心办公室根据领导批示将公文及时送传阅对象阅知,并应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。

中心办公室不接收运转任何“白头”形式报送的文件。

第三十四条 承办处室收到交办的公文后应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或不适宜由本处室单独办理的,应当及时退回中心办公室并说明原因。

第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办处室应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办处室主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。

第三十六条 涉及安全中心重要工作的文件,由分管副主任提出意见后,报主任阅批。如需多位中心领导审批的,请示性文件按照从后向前的顺序签批,报告性文件按照从前向后的顺序签批。

第三十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第三十八条 中心办公室负责中心收文的催办,紧急公文或者重要公文由专人负责催办。

第三十九条 公文办理完毕后,主办处室应将办理结果及时答复来文单位。因特殊原因不能按时限要求办复的,应书面或口头答复来文单位。

第七章           公文整理归档

第四十条 公文办理完毕后,应当按照《中华人民共和国档案法》和其他相关规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应归档的公文。

根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,机关公文材料归档范围主要包括:一是反映本机关主要职能活动和其他基本历史面貌,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料,下级机关报送的重要公文材料;四是其他对本机关具有参考价值的公文材料。

第四十一条 两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,其他单位保存复制件。

第四十二条 机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼任职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。

第四十三条 公文整理的相关要求、案卷的归档期限,按照国家邮政局档案管理的相关规定执行。

第八章   公文管理

第四十四条 安全中心办公室和各处室均应设专人负责公文管理。公文的运转、传递等环节,必须严格执行登记、签收制度。密级公文的运转、传递按照国家保密局的有关规定执行。安全中心应建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第四十五条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第四十六条 复制机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制涉密公文只能在机关内部或有保密资质的场所,复制公文视同原件管理,复制件应当加盖复制机关戳记。

第四十七条 公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第四十八条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。公文的销毁工作由中心办公室组织,各处室执行。

第四十九条机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第五十一条 拟制、修改和签批公文,必须用毛笔、钢笔或专用签字笔,不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔。所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章   印章使用及管理

第五十二条 中心印章由中心办公室负责管理,处室印章由各处室负责文秘工作的人员负责管理。

第五十三条 印章使用:

(一)公文用印,以签发人签名为据。

(二)用中心印章,需经中心领导或分管副主任批准。

(三)用处室印章,须经处室领导批准。

(四)联合发文用印,中心主办的,应先盖好中心印后再到联合发文机关用印;来中心用印的,经中心办公室核对无误后方可用印。

(五)联合发文需套印时,由中心办公室提供印模,主办处室派人监印,并妥善保管好印模,印模使用后退办公室销毁。

第十章   附  则

第五十四条 中心与其他机关联合办文,当主办机关的公文处理有关规定与本中心不同时,双方协商解决。

第五十五条 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。

第五十六条 电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第五十七条 本细则由中心办公室负责解释。